CONTABILIDAD BÁSICA: LA TÉCNICA CONTABLE

El registro de los hechos contables requiere, para dar confiabilidad a la información que se genera, seguridad razonable que no hay errores en las cifra y que todos los hechos económicos fueron incluidos en los registros, entre otros.

Para tener una seguridad razonable que no se han cometido los errores comentados, los contadores llevan el registro basado en la técnica de la ecuación contable.

La ecuación contable es la siguiente:

ACTIVO = PASIVOS

Es decir, los recursos con los que trabaja la empresa (Activos), tuvieron un origen: Provienen de un tercero (Pasivo) o los aportó el dueño. Dicho de otra forma, los recursos con que trabaja la empresa se los debe a alguien. Al dueño o a un tercero proveedor.

Así los pasivos se pueden separar quedando la ecuación como sigue:

ACTIVO = PASIVOS + CAPITAL

Esta igualdad se conoce también como “Partida Doble”.

Para evitar errores todo hecho contable que se registre debe mantener esta igualdad. De lo contrario, los contadores dicen que hay una descuadratura en la contabilidad. Es decir, el activo no es igual pasivo más capital.

No obstante lo anterior, la cuadratura de los registros contables no es garantía que estén correctos. El registro erróneo de un hecho económico, cumpliendo con la partida doble, nos podría llevar a error concluyendo que la información de los Estados Contables está correcta.

Para salvar este potencial inconveniente se utilizan otras técnicas para tener una seguridad razonable que la información contable es fidedigna: Análisis de cuentas, conciliaciones bancarias y, por último, la revisión de ésta por parte de una empresa auditora.

Pero volviendo a la técnica que se utiliza para el registro de los hechos económicos podríamos explicarla de la siguiente forma:

1. Todo se inicia con la ecuación contable que tendrá la estructura dada por el financiamiento inicial de las operaciones. Por ejemplo, si el dueño aportó $50.000.000.- y $15.000.000.- se obtuvieron de un préstamo bancario a nombre de la empresa, la ecuación se iniciaría así:

CAJA = PRESTAMO BANCARIO + CAPITAL

65.000.000 = 15.000.000 + 50.000.000

2. Si para un mejor manejo del efectivo el dueño abre una cuenta corriente en un banco y deposita $60.000.000.- y deja la diferencia en una caja fuerte de la empresa, la ecuación se modificaría de la siguiente forma:

CAJA + BANCO = PRESTAMO BANCARIO + CAPITAL

5.000.000 + 60.000.000 = 15.000.000 + 50.000.000

1. EL PROCESO DE REGISTRO

Como se puede apreciar al registro de las operaciones mediante la técnica que hemos visto, se hace impracticable y engorrosa a medida que aumentan las operaciones de una empresa.

A raíz de lo anterior, los contadores han debido idear un sistema de registros que, respetando la dualidad económica, permita un ordenado y sistemático control de las operaciones que satisfaga las necesidades de información de los usuarios.

Para comprender la técnica elegida debemos familiarizarnos con una serie de conceptos que pasamos a continuación a enumerar.

CUENTA CONTABLE: Conceptos utilizados para agrupar operaciones de una misma naturaleza que efectúa una empresa suceptibles de cuantificar en términos monetarios.

PLAN DE CUENTAS : Conjunto de cuentas que utiliza una empresa para el registro de sus operaciones.

No existe un Plan de Cuentas común para todas las empresas, sino que por el contrario, él debe adecuarse a las necesidades específicas de cada empresa en particular.

En consecuencia, el profesional encargado de su diseño, debe iniciar su labor por medio de una investigación orientada a conocer las características particulares del ente para el cual está diseñando el plan (Organización jurídica, administrativa, rubro al cual se dedica, procesos productivos y de comercialización, etc.). Enseguida, su preocupación debe centrarse en los requerimientos de información para los distintos usuarios que tendrá el sistema. (Administración interna, propietarios, trabajadores, sector público, etc)

LIBRO DIARIO: Es un registro en el cual deben detallarse en forma cronológica todas las operaciones mercantiles que realiza la entidad.

TRANSACCION: Cualquier evento que afecta la posición financiera de una entidad y que puede ser confiablemente registrada en términos monetarios.

SISTEMA CONTABLE: Conjunto de elementos interrelacionados que ordenadamente entre sí permiten el registro sistemático de los hechos económicos que afectan a una entidad, contribuyendo a entregar información útil y oportuna para la toma de decisiones y el control.

Los elementos generales que conforman todo sistema contable son:

- Doctrina y normas que lo sustentan

- Formularios

- Cuentas

- Registros

- Informes

- Procedimientos contables

2. TECNICISMOS

TIPO DE CUENTAS:

ACTIVOS = Recursos de la entidad

Ej. Efectivo, dineros en cuenta corriente, mercaderías, bienes, etc.

PASIVOS = Obligaciones de la Entidad

Ej. Proveedores, Préstamos bancarios, letras por pagar, etc.

RESULTADO = Reflejan las pérdidas o ganancias de la Entidad.

Ej. Ganancias : ventas, intereses ganados, arriendos ganados.

Ej. Pérdidas : Arriendos pagados, intereses pagados, Luz, agua teléfono, etc.

TRATAMIENTO DE CUENTAS

MODELO DE PLAN DE CUENTAS

I. ACTIVOS

1. Caja

2. Banco (Cuenta corriente)

3. Mercaderías

4. Iva Crédito Fiscal

5. Muebles y Utiles

6. Vehículos

7. Maquinarias

8. Instalaciones

9. Terrenos

II. PASIVOS

1. Proveedores

2. Acreedores

3. Préstamos por Pagar

4. Cuentas por Pagar

5. Letras por Pagar

6. Préstamos Bancario

7. Impuestos por Pagar

8. Iva Débito Fiscal

9. Retenciones 2° Categoría

10. AFP por Pagar

11. Isapre Por Pagar

12. Leyes Sociales por Pagar

13. Capital

14. Utilidades acumuladas

15. Reservas

III. RESULTADO – GANANCIA

1. Ventas

2. Intereses ganados

3. Arriendos ganados

4. Recargos en Ventas

IV. RESULTADO PERDIDAS

1. Costo de venta

2. Remuneraciones

3. Honorarios

4. Sueldos

5. Salarios

6. Gastos financieros

7. Intereses pagados

8. Recargos en compras

1. EL REGISTRO DE LOS HECHOS CONTABLES.

Como vimos al inicio de este capítulo, los hechos económicos modifican la ecuación contable mostrando la situación económica de la empresa después de cada transacción. Es lo que se conoce como Balance General.

Llevar la contabilidad de esta forma es posible, pero la magnitud de actividades de una empresa y el riesgo de cometer errores en los registros, hacen imposible controlar las actividades económicas de una empresa de esta forma.

Para ello se han separado los registros que se llevaron a efecto en nuestro ejemplo, para llegar a los saldos que muestran las cuentan después del segundo hecho económico, de forma que, aunque más lento, es un procedimiento más efectivo y sometido a menores riesgos de errores en la información que se genera.

Es así que, utilizando las mismas transacciones utilizadas como ejemplo al inicio, veremos cómo llegamos al mismo resultado pero utilizando un método diferente.

Las transacciones eran las siguientes:

1. El dueño aportó $50.000.000.- para iniciar las actividades y $15.000.000.- se obtuvieron de un préstamo bancario a nombre de la empresa.

2. Para un mejor manejo del efectivo el dueño abre una cuenta corriente en un banco y deposita $60.000.000.- y deja la diferencia en una caja fuerte de la empresa.

Utilizando las cuentas creadas anteriormente el registro en el Libro Diario sería el siguiente:

FECHA DETALLE DEBE HABER

------------------- 1 -----------------

1/x/y Caja 65.000.000

Préstamo Bancario 15.000.000

Capital 50.000.000

Glosa: Iniciación de actividades

-------------------- 2 -----------------

2/x/y Banco 60.000.000

Caja 60.000.000

Glosa: Apertura cta.cte.

------------------- 3 ----------------

Posteriormente, se procede a acumular el movimiento de las cuentas en el Libro Mayor:

Como se puede apreciar, se llega al mismo resultado respecto del saldo en la cuentas, pero utilizando un procedimiento más adecuado dada la magnitud del movimiento que tendrá una entidad comercial.

Con este pequeño ejemplo podemos apreciar que los hechos económicos que se generen se irán registrando en el libro diario, luego se resumirán en el Libro Mayor y de aquí se pasarán los saldos a los estados financieros, obteniendo el Balance General y el Estado de Resultados.